Dakar : Optimisation comptable avec Dolibarr
En utilisant Dolibarr, les entreprises de Dakar (Sénégal) modernisent leur gestion comptable et gagnent en efficacité. La solution permet de suivre les flux financiers en temps réel, éliminant ainsi le besoin de lettrage manuel des écritures comptables. Grâce à cette méthode, les dirigeants peuvent prendre des décisions plus éclairées et rapides, sans attendre les longues vérifications des outils automatisés comme l’OCR et l’IA, ce qui constitue un avantage compétitif indéniable.
L’optimitisation des écritures comptables avec Dolibarr à Dakar
Dans la gestion d’entreprise à Dakar, l’accès en temps réel aux informations financières est essentiel pour piloter efficacement les opérations.
Cependant, il existe des différences notables entre les méthodes traditionnelles utilisées par les cabinets comptables et les solutions modernes comme Dolibarr. Lors d’une récente séance de travail avec un cabinet comptable, Digimaro a exploré ces distinctions et a clarifié la notion de lettrage en comptabilité, en lien avec le rapprochement bancaire.
Le Lettrage des Écritures Comptables : Qu’est-ce que c’est ?
Le lettrage des écritures comptables est une opération qui consiste à associer des écritures comptables liées, par exemple, une facture et son paiement. Cependant, cette méthode manuelle est souvent perçue comme lente, notamment lorsque le comptable doit attendre plusieurs mois avant de terminer le rapprochement des comptes. Dans ce modèle, le comptable saisit les ventes et les achats directement depuis les relevés bancaires dans son logiciel de comptabilité, produisant des écritures ventilées avec des codes comptables. Ensuite, il procède au rapprochement en marquant les factures associées. Mais les achats sans factures ne sont pas lettrés, ce qui retarde parfois la vue d’ensemble de la comptabilité de l’entreprise.
Automatisation par OCR et IA dans les Cabinets Comptables
Aujourd’hui, les cabinets comptables cherchent à automatiser au maximum les tâches répétitives pour optimiser leur temps de travail. Pour cela, certains utilisent des technologies avancées comme le lecteur OCR (reconnaissance optique de caractères) pour lire automatiquement les factures d’achats et les notes de frais. Ces documents sont ensuite traités par une IA qui génère automatiquement les écritures comptables correspondantes. Le comptable doit toujours vérifier que l’IA a attribué le bon code comptable aux écritures, garantissant ainsi la précision des données.
Dolibarr et l’Approche en Temps Réel
Contrairement à cette méthode où la validation se fait après coup, Dolibarr permet de réaliser ce travail en amont. Dans Dolibarr, lorsque l’entreprise de Dakar saisit un achat, la création du tiers (fournisseur), de la facture, et du règlement est réalisée simultanément.
Comment fonctionne le processus dans Dolibarr ?
- Création des Tiers et Factures : Lorsqu’un achat est réalisé, Dolibarr crée automatiquement un tiers, la facture correspondante, et enregistre le règlement. Ce flux est directement lié à la facture originale, ce qui permet une meilleure traçabilité.
- Rapprochement Bancaire Lettré : Une fois la transaction effectuée, le rapprochement bancaire est réalisé par un employé de l’entreprise, qui procède au lettrage des écritures bancaires. Cela garantit que chaque paiement est associé à la facture correcte.
- Écriture Comptable : Après le rapprochement bancaire, la transaction est envoyée en écriture comptable par le comptable dans la semaine. À ce stade, tout est déjà validé et exact, ce qui rend inutile le lettrage manuel des écritures comptables. Cela permet à l’entreprise de maintenir une comptabilité à jour sans attendre les délais traditionnels imposés par les cabinets comptables.
Un Avantage Stratégique pour les Entreprises
Cette approche réduit non seulement les erreurs, mais elle permet également d’accéder aux données comptables en temps réel. Les entreprises à Dakar, bénéficient d’une visibilité instantanée sur leurs achats, ventes, et autres informations financières. Cela leur permet de mieux piloter leurs activités sans avoir à attendre plusieurs mois que le comptable termine le processus de lettrage ou vérifie les écritures générées par l’IA.